یکشنبه ۳۱ مرداد ۹۵ ۰۳:۰۲ ۹ بازديد
| شروع يك پروژه BPM (مديريت فرآيندهاي كسب‌وكار) و انتخاب يك BPMS مناسب، نياز به يك سري مهارت دارد؛ به‌خصوص اگر سازمان شما براي نخستين بار است كه براي انجام چنين كاري گام برداشته است. راه‌هاي زيادي براي شروع يك پروژه BPM وجود دارد كه اگر شما بخواهيد يكي از آنها را انتخاب كنيد مي‌توانيد از سؤالات زير كمك بگيريد:۱- چه فرايندي در دست است و آن فرايند چه كاري انجام مي‌دهد؟شما ابتدا بايد ببينيد كه فرايند به چه حوزه‌اي مرتبط است و بدانيد كه حاصل آن چيست، اين به شما چرايي وجود اين فرايند را نشان مي‌دهد. همچنين باعث مي‌شود كه فرآيندهاي حياتي سازمان را شناسايي كنيد. فرايند كسب‌وكار، بايد در راستاي رسيدن به نتايج موفقيت‌آميز موردنظر مشتري باشد. خود را به يك فرايند محدود نكنيد، چرا كه هر فرايند در سازمان حتماً براي رفع نياز مشتري به وجود آمده است (حتي اگر آن فرايند تكراري باشد).۲- فرايند حاضر چگونه كار مي‌كند؟براي فهميدن اتفاقي كه در فرايند در حال روي دادن است، شما بايد متوجه شويد كه فرايند كنوني چه كار مي‌كند. راه‌هاي زيادي براي اين كار وجود دارد. براي مثال استفاده از فلوچارت يا متدهاي CEO نمونه‌هايي از اين مورد است. اگر سازمان شما يك نقشه فرايند ندارد، اكنون زمان مناسبي است كه شروع به كشيدن آن كنيد، اما به ياد داشته باشيد كه هدف از اين كار، تنها فهميدن فرايند كنوني است و نيازي نيست كه نقشه فرايند را به دست آوريم.۳- چه افرادي در فرايند مشاركت دارند و نقش آنها چيست؟درك فرايندها باعث شناسايي بهتر نقش افراد و مسئوليت‌هايي كه آنها در طي فرآيند بر عهده‌دارند، مي‌شود. همچنين به شما كمك مي‌كند كه افراد مناسبي را براي وظايف پيدا كنيد. به همين دليل مهم است كه افراد از بخش‌هاي مختلف -كه در مدل‌سازي فرايند مشاركت داشته‌اند- براي ايفاي نقش‌هاي فرايند انتخاب شوند؛ چون آنها وظايفي را انجام مي‌دهند كه بقيه افراد از آن اطلاعي ندارند و نمي‌توانند آنها را در فرايند مدل‌سازي كنند.۴- چه واحد‌هايي از كسب‌وكار در فرايند شركت مي‌كنند؟اين به شما كمك مي‌كند كه ذي‌نفعان را بشناسيد. همچنين درك ميزان پيچيدگي فرايند را براي شما تسهيل مي‌كند. قانون كلي اين است كه اگر واحد بيشتري وجود دارد، فرايند پيچيده‌تر خواهد بود و تلاش بيشتري از شما مي‌طلبد تا همگي را در يك موضع مشترك قرار دهد. هرچقدر شما در سازمانتان بخش‌هاي وظيفه‌اي (اصلي) داشته باشيد، فرايند شما پيچيده‌تر خواهد بود. هدف بهينه‌سازي فرايند، رهايي از بخش‌هاي وظيفه‌اي (اصلي) بلااستفاده است و همچنين طراحي سازمان سلسله مراتبي براي تأمين نياز مشتري است.۵- ارزش فرايند براي مشتري چه خواهد بود؟حالا شما شروع به پرسيدن راجع به نيازهايي كه بايد به آنها پاسخ داده شود مي‌كنيد. توجه داشته باشيد كه در چه حوزه كسب‌وكاري هستيد، نياز مشتري‌ها چيست و چگونه آنها را با حداقل تعامل با مشتري مي‌توانيد حاضر كنيد. فرايندي كه به‌طور مستقيم نمي‌تواند نياز مشتري را رفع كند، مي‌بايست رها نمود. همچنين وظايفي كه در فرايند هستند و به‌طور واضح به هدف ما كمكي نمي‌كنند، بايد از ميان برداشته و يا بهبود داده شوند.۶- فرايند از كجا شروع و در كجا به پايان مي‌رسد؟اين بسيار مهم است، حتي از اينكه شما در چه كسب‌وكاري هستيد هم مهم‌تر است. زماني شما متوجه اهميت اين موضوع مي‌شويد كه مشاهده مي‌كنيد كارمندان نمي‌دانند كه فرايند مشتري كجا شروع و كجا به پايان مي‌رسد، بلكه آنها تنها بخش خودشان را در فرايند مي‌شناسند. اطمينان حاصل كنيد كه هر كس هم نسبت به بخش خودش و هم ساير قسمت‌ها، آگاهي داشته باشد. اين امر، منجر به فعاليت بيشتر افراد در پيشرفت فرايند شده و همچنين كارها برايشان معناي بهتري پيدا خواهد نمود؛ چرا كه مي‌دانند كدام بخش از فرايند را انجام مي‌دهند و چه نقشي در كل فرايند دارند و از به وجود آمدن بخش‌هاي وظيفه‌اي (اصلي) كه درست كار نمي‌كنند، جلوگيري مي‌كند.۷- چه اطلاعاتي بين افراد منتقل مي‌شود؟اين به شما اين امكان را مي‌دهد تا به جابه‌جايي‌هاي داخلي سمت‌وسو دهيد و آنها را به حداقل برسانيد چنانچه مي‌خواهيد از سيستم‌هاي BPM استفاده كنيد، به شما كمك مي‌كند تا اطلاعاتي كه بايد منتقل شوند را تشخيص دهيد. زماني كه شما با يك مجموعه پيچيده از اطلاعات مواجه شديد بايد بپرسيد اين جريان اطلاعات چرا اتفاق مي‌افتد و آيا سازمان به آنها نياز خواهد داشت؟۸- با چه سيستمي اعم از داخلي يا خارجي ارتباط دارد؟بايد ببينيد شما به دنبال چه سطحي از يكپارچگي هستيد. اغلب فرايندهاي كسب‌وكار با سيستم‌هاي ديگر يكپارچه مي‌شوند. بعضي‌اوقات اين يكپارچگي باعث پيچيدگي بيشتر در فرايند و مسيريابي مي‌شود. توجه داشته باشيد كه يكپارچگي بايد خروجي موردنظر مشتري را به سهولت تأمين نمايد. ما از تكنولوژي براي كمك به خود استفاده مي‌كنيم و نبايد كاملاً به آن متكي شويم. امروز ابزارهاي BPM خوبي وجود دارد كه اين كار را براي شما انجام مي‌دهند.۹- آيا قوانين كسب‌وكاري كه در فرايند تأثيرگذار باشند وجود دارد؟بپرسيد چه قوانين كسب‌وكاري در فرايند وجود دارد؛ همچنين بپرسيد معمولاً چه مدت طول مي‌كشد تا اين قوانين تغيير كند؟ و مهم‌تر از همه آيا هنوز به كار مي‌آيند؟ اگر قرار است از موتور قوانين به عنوان بخشي از ابزار BPM استفاده كنيد، كمك مي‌كند تا بدانيد قوانين بايد در فرايند قرار بگيرند يا به‌عنوان جزئي جدا از فرايند باشند.۱۰- گزارش‌هاي موردنياز شما چيست؟اطلاعات و مسيريابي فرايند شما، بستگي به گزارش‌هاي موردنياز شما دارد. اگر كاربر به گزارش‌هاي واحد كسب‌وكار نياز داشته باشد، بايد فيلدهاي موردنظر را به فرايند اضافه كنيد. بسيار مهم است كه شاخص با خروجي موفقيت‌آميز مشتري مطابقت داشته باشد؛ وگرنه اطلاعاتي كه موردنظر هست را به دست نخواهيد آورد. شما مي‌توانيد از ابزارهاي كسب‌وكار هوشمند كه به ابزار BPM اضافه‌شده، براي به دست آوردن اطلاعات استفاده كنيد.۱۱- مهلت زماني پياده‌سازي و محدوديت‌هاي شما چيست؟ممكن است كه افراد از شما راجع به زمان آماده‌سازي سيستم بپرسند كه چه زماني اين سيستم آماده مي‌شود. دقت نماييد كه زمان آن را باز و منعطف بگذاريد، مگر اينكه تيم تجزيه و تحليل شما همه چيز را بررسي كرده باشد. زمان تخميني ندهيد، محدوديت‌هاي سازمان را استخراج نموده و ببيند چه‌طور مي‌شود با آنها كنار آمد.۱۲- كسي وظيفه پاسخ‌گويي به نيازمندي‌ها و محصول نهايي را بر عهده دارد؟پيدا كردن افراد مناسب مهم است. اگر يك نفر نيازمندي‌ها را شناسايي مي‌كند و فرد ديگري تست آنها را انجام مي‌دهد ممكن است مشكلاتي را به دنبال داشته باشد. شما بايد مطمئن بشويد كه ذي‌نفعاني كه در ليست شما هستند، درست انتخاب‌شده‌اند و شما به‌اندازه كافي در طول زمان پياده‌سازي با آنها بحث كرده‌ايد. اين خيلي مهم است كه شما مطمئن باشيد كه مديران ارشد، فرايند و بهبودهاي آن را تأييد كرده و حمايت كامل خودشان را نشان داده باشند.منبع: پايگاه دانش BPM رايورز |
 |
| شروع يك پروژه BPM (مديريت فرآيندهاي كسب‌وكار) و انتخاب يك BPMS مناسب، نياز به يك سري مهارت دارد؛ به‌خصوص اگر سازمان شما براي نخستين بار است كه براي انجام چنين كاري گام برداشته است. راه‌هاي زيادي براي شروع يك پروژه BPM وجود دارد كه اگر شما بخواهيد يكي از آنها را انتخاب كنيد مي‌توانيد از سؤالات زير كمك بگيريد:۱- چه فرايندي در دست است و آن فرايند چه كاري انجام مي‌دهد؟شما ابتدا بايد ببينيد كه فرايند به چه حوزه‌اي مرتبط است و بدانيد كه حاصل آن چيست، اين به شما چرايي وجود اين فرايند را نشان مي‌دهد. همچنين باعث مي‌شود كه فرآيندهاي حياتي سازمان را شناسايي كنيد. فرايند كسب‌وكار، بايد در راستاي رسيدن به نتايج موفقيت‌آميز موردنظر مشتري باشد. خود را به يك فرايند محدود نكنيد، چرا كه هر فرايند در سازمان حتماً براي رفع نياز مشتري به وجود آمده است (حتي اگر آن فرايند تكراري باشد).۲- فرايند حاضر چگونه كار مي‌كند؟براي فهميدن اتفاقي كه در فرايند در حال روي دادن است، شما بايد متوجه شويد كه فرايند كنوني چه كار مي‌كند. راه‌هاي زيادي براي اين كار وجود دارد. براي مثال استفاده از فلوچارت يا متدهاي CEO نمونه‌هايي از اين مورد است. اگر سازمان شما يك نقشه فرايند ندارد، اكنون زمان مناسبي است كه شروع به كشيدن آن كنيد، اما به ياد داشته باشيد كه هدف از اين كار، تنها فهميدن فرايند كنوني است و نيازي نيست كه نقشه فرايند را به دست آوريم.۳- چه افرادي در فرايند مشاركت دارند و نقش آنها چيست؟درك فرايندها باعث شناسايي بهتر نقش افراد و مسئوليت‌هايي كه آنها در طي فرآيند بر عهده‌دارند، مي‌شود. همچنين به شما كمك مي‌كند كه افراد مناسبي را براي وظايف پيدا كنيد. به همين دليل مهم است كه افراد از بخش‌هاي مختلف -كه در مدل‌سازي فرايند مشاركت داشته‌اند- براي ايفاي نقش‌هاي فرايند انتخاب شوند؛ چون آنها وظايفي را انجام مي‌دهند كه بقيه افراد از آن اطلاعي ندارند و نمي‌توانند آنها را در فرايند مدل‌سازي كنند.۴- چه واحد‌هايي از كسب‌وكار در فرايند شركت مي‌كنند؟اين به شما كمك مي‌كند كه ذي‌نفعان را بشناسيد. همچنين درك ميزان پيچيدگي فرايند را براي شما تسهيل مي‌كند. قانون كلي اين است كه اگر واحد بيشتري وجود دارد، فرايند پيچيده‌تر خواهد بود و تلاش بيشتري از شما مي‌طلبد تا همگي را در يك موضع مشترك قرار دهد. هرچقدر شما در سازمانتان بخش‌هاي وظيفه‌اي (اصلي) داشته باشيد، فرايند شما پيچيده‌تر خواهد بود. هدف بهينه‌سازي فرايند، رهايي از بخش‌هاي وظيفه‌اي (اصلي) بلااستفاده است و همچنين طراحي سازمان سلسله مراتبي براي تأمين نياز مشتري است.۵- ارزش فرايند براي مشتري چه خواهد بود؟حالا شما شروع به پرسيدن راجع به نيازهايي كه بايد به آنها پاسخ داده شود مي‌كنيد. توجه داشته باشيد كه در چه حوزه كسب‌وكاري هستيد، نياز مشتري‌ها چيست و چگونه آنها را با حداقل تعامل با مشتري مي‌توانيد حاضر كنيد. فرايندي كه به‌طور مستقيم نمي‌تواند نياز مشتري را رفع كند، مي‌بايست رها نمود. همچنين وظايفي كه در فرايند هستند و به‌طور واضح به هدف ما كمكي نمي‌كنند، بايد از ميان برداشته و يا بهبود داده شوند.۶- فرايند از كجا شروع و در كجا به پايان مي‌رسد؟اين بسيار مهم است، حتي از اينكه شما در چه كسب‌وكاري هستيد هم مهم‌تر است. زماني شما متوجه اهميت اين موضوع مي‌شويد كه مشاهده مي‌كنيد كارمندان نمي‌دانند كه فرايند مشتري كجا شروع و كجا به پايان مي‌رسد، بلكه آنها تنها بخش خودشان را در فرايند مي‌شناسند. اطمينان حاصل كنيد كه هر كس هم نسبت به بخش خودش و هم ساير قسمت‌ها، آگاهي داشته باشد. اين امر، منجر به فعاليت بيشتر افراد در پيشرفت فرايند شده و همچنين كارها برايشان معناي بهتري پيدا خواهد نمود؛ چرا كه مي‌دانند كدام بخش از فرايند را انجام مي‌دهند و چه نقشي در كل فرايند دارند و از به وجود آمدن بخش‌هاي وظيفه‌اي (اصلي) كه درست كار نمي‌كنند، جلوگيري مي‌كند.۷- چه اطلاعاتي بين افراد منتقل مي‌شود؟اين به شما اين امكان را مي‌دهد تا به جابه‌جايي‌هاي داخلي سمت‌وسو دهيد و آنها را به حداقل برسانيد چنانچه مي‌خواهيد از سيستم‌هاي BPM استفاده كنيد، به شما كمك مي‌كند تا اطلاعاتي كه بايد منتقل شوند را تشخيص دهيد. زماني كه شما با يك مجموعه پيچيده از اطلاعات مواجه شديد بايد بپرسيد اين جريان اطلاعات چرا اتفاق مي‌افتد و آيا سازمان به آنها نياز خواهد داشت؟۸- با چه سيستمي اعم از داخلي يا خارجي ارتباط دارد؟بايد ببينيد شما به دنبال چه سطحي از يكپارچگي هستيد. اغلب فرايندهاي كسب‌وكار با سيستم‌هاي ديگر يكپارچه مي‌شوند. بعضي‌اوقات اين يكپارچگي باعث پيچيدگي بيشتر در فرايند و مسيريابي مي‌شود. توجه داشته باشيد كه يكپارچگي بايد خروجي موردنظر مشتري را به سهولت تأمين نمايد. ما از تكنولوژي براي كمك به خود استفاده مي‌كنيم و نبايد كاملاً به آن متكي شويم. امروز ابزارهاي BPM خوبي وجود دارد كه اين كار را براي شما انجام مي‌دهند.۹- آيا قوانين كسب‌وكاري كه در فرايند تأثيرگذار باشند وجود دارد؟بپرسيد چه قوانين كسب‌وكاري در فرايند وجود دارد؛ همچنين بپرسيد معمولاً چه مدت طول مي‌كشد تا اين قوانين تغيير كند؟ و مهم‌تر از همه آيا هنوز به كار مي‌آيند؟ اگر قرار است از موتور قوانين به عنوان بخشي از ابزار BPM استفاده كنيد، كمك مي‌كند تا بدانيد قوانين بايد در فرايند قرار بگيرند يا به‌عنوان جزئي جدا از فرايند باشند.۱۰- گزارش‌هاي موردنياز شما چيست؟اطلاعات و مسيريابي فرايند شما، بستگي به گزارش‌هاي موردنياز شما دارد. اگر كاربر به گزارش‌هاي واحد كسب‌وكار نياز داشته باشد، بايد فيلدهاي موردنظر را به فرايند اضافه كنيد. بسيار مهم است كه شاخص با خروجي موفقيت‌آميز مشتري مطابقت داشته باشد؛ وگرنه اطلاعاتي كه موردنظر هست را به دست نخواهيد آورد. شما مي‌توانيد از ابزارهاي كسب‌وكار هوشمند كه به ابزار BPM اضافه‌شده، براي به دست آوردن اطلاعات استفاده كنيد.۱۱- مهلت زماني پياده‌سازي و محدوديت‌هاي شما چيست؟ممكن است كه افراد از شما راجع به زمان آماده‌سازي سيستم بپرسند كه چه زماني اين سيستم آماده مي‌شود. دقت نماييد كه زمان آن را باز و منعطف بگذاريد، مگر اينكه تيم تجزيه و تحليل شما همه چيز را بررسي كرده باشد. زمان تخميني ندهيد، محدوديت‌هاي سازمان را استخراج نموده و ببيند چه‌طور مي‌شود با آنها كنار آمد.۱۲- كسي وظيفه پاسخ‌گويي به نيازمندي‌ها و محصول نهايي را بر عهده دارد؟پيدا كردن افراد مناسب مهم است. اگر يك نفر نيازمندي‌ها را شناسايي مي‌كند و فرد ديگري تست آنها را انجام مي‌دهد ممكن است مشكلاتي را به دنبال داشته باشد. شما بايد مطمئن بشويد كه ذي‌نفعاني كه در ليست شما هستند، درست انتخاب‌شده‌اند و شما به‌اندازه كافي در طول زمان پياده‌سازي با آنها بحث كرده‌ايد. اين خيلي مهم است كه شما مطمئن باشيد كه مديران ارشد، فرايند و بهبودهاي آن را تأييد كرده و حمايت كامل خودشان را نشان داده باشند.منبع: پايگاه دانش BPM رايورز |
|